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1781外贸英语邮件怎么写?分享一些外贸英语邮件写作技巧+邮件回函翻译技巧,拿走不谢

外教一对一课程领取私人定制英语学习方法

22021-07-02 18:07:15

外贸英语邮件怎么写?从事外贸的人都知道,有时候我们就得跟客户进行一些邮件的来往,一封邮件写得好是能够帮助自己给客户留下很深的印象,所以今天小编来给大家分享一些外贸英语邮件写作技巧+邮件回函翻译技巧。


一封优秀的外贸英语邮件要注意语态、语序、时态、语气四个方面。语态上讲,英语分为主动和被动语态,主动语态更多的用在感情的表露而被动语态多用于客观事实的陈述,国外客户更习惯用被动语态来表达事情。语序上要注意的是必须符合英文的行文逻辑切忌出现CHNGLISH的表达。时态上要注意的是不要用过于复杂的时态,虽然英语的时态多达16种,但是实际上人们常用的也就6种或8种。语气是一个可大可小的问题,虽然它不会影响文字的整体意思,但是运用的恰当与否会使读邮件的人感觉亲切且舒服。下面总结了一些邮件中常见的错误和需要注意的事项供大家参考。


1.称呼

客户的名字千万不要错。老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶,外国客户也会将其视为尊重问题。在这里温馨提示:假如你英文不好,至少你要把客户名字拼写写正确;假如你发音一般,那至少你要把客户名字念正确,最好你能对客户的公司背景家乡资料加以熟悉,这样的沟通会更流畅。另外,客户的头衔都不要错,头衔或学位,任择其一吧。例如:Howard E. Wyatt, Dr Howard E. Hyatt。


2.词汇

1)自己置于对方的立场上

尽量站在客户的位置去尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益,使对方感到自己的重要性受到尊重,从而体现礼貌原则。在行文中多用第二人称,少用第一人称。这样显得更加真诚有礼貌,用第一人称使你感到冷淡。例:I think that you did a good job in selling our products. You did a good job in selling our products in your area. 第一句虽然合理,但是没有完全采取对方立场。用“我认为”在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,而是我给你的一种赞许。第二句读起来使客户受益,充分体现了礼貌原则。


2) 多运用肯定、积极的词汇

肯定性的词语强调积极方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示,因此在措辞时尽量舍弃否定性的词语而选用肯定性的词语。例1:Your immediate attention would be appreciated. 例2:Please note that our contract will be valid until August. 在例1中,使用了appreciated积极词汇。在例2中句子采用了valid而避免使用否定词terminate, 因为后者有失恭敬。当然了,这个不能一概而论。如果生气和否定客人有时候能起到更好的效果的话不妨试试。


3)模糊性限定词的运用

模糊限定词的功能之一就是通过程度的变化将所修饰的词的词义增强或减弱。在商务信函中,如一方发生了令人不愉快的事,贸易另一方可以运用如sort of, kind of等程度模糊限制语,缓和语气。通过副词unfortunately, hardly等来弱化否定的语气。例:It seems to me that we are giving up too much in this case.


外贸英语邮件怎么写


3.句子

1)过去时态时运用

用过去时能淡化动作的及时性,减少潜在的面子威胁。在这个例子中,用了助动词did更加礼貌,因为did强调了过去时,使得请求听起来更加的遥远。例如:I did wonder whether you could lower the price.

2)虚拟语气的运用

在对外贸易中,外贸业务员常用动词的虚拟式提出建议或请求,使语气委婉含蓄,这样更有利于在平等信任的基础上达成贸易协议。例:We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.

3)进行时态的运用

“I was wondering whether you could lower the price.” 在本例中,运用了进行时,使请求听起来好像听话人的一时想法,没有经过周密的考虑,减轻了请求或建议对面子的潜在威胁。

4)被动语态的运用

在商务信函中,用被动句则说明我们这么做是不得已而为之,提醒对方遵守达成的协议。例:You deliver the goods in error. The goods were delivered in error. 英语的被动句强调的是动作的承受者,在商务信函上,使用被动语态是防止责备口气的一个最好的办法。

5)运用疑问句

疑问句在交际中可以用来间接地表达言语行为,使得威胁面子的行为隐藏在提问中,这样使对方有一种受尊重感。例:Can you send us a copy of your latest catalogue?

6)复合句的运用

复合句的使用能够避免居高自傲,体现双方的平等地位,如我们常用“I wish… ”,“I hope… ”等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明,暗示了如果你不愿意的话,那也没关系的。使用I am afraid, I am sorry等构成复合句在拒绝对方的请求时缓和语气,在给对方提要求时表达对对方的信任。

7)肯定句的运用

在商务英语信函方面,对对方的尊重还体现在对对方的态度的积极性,就是强调事情的正面。


4.语句格式

1)样式和句子长度不要太单调。

千篇一律的subject-verb-object会闷死人的。有时短句跟着长句可以化解一下,但是原则还是简约而不简单。

2)亲切、口语化是比较受欢迎!

用宾词和主动的词,让人家受落。例如:1. This information will be sincerely appreciated. 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句。原因很简单就是之前我们说过的,表达意愿感情等东西时要用主动语态,简单的客观的陈述一个事情的时候用被动语态。


5.文法

1)切忌主客不分或模糊。

2)句子不要零碎。

3)结构对称,令人容易理解。

4)单复数不要搞混。

5)时态和语气不要转变太多

正规的外贸信函通篇不能用过多的时态,因为商务信函更类似与新闻稿件而不同于小说,所以过多的时态和语气会让读者觉得太啰嗦而且意思表达不够精确。当然了,适当的为了加强语气更好表达自己对事情的理解、不满时是需要用到Absolutely, of course等词的,所以我们要区别的对待这一点。

6) 标点符号要正确

标点符号虽然不会影响到意思的表达,但是对于你本身专业性的提醒是很有帮助的。

7) 拼写要正确

有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒。我们常常说习惯使人死亡,需要指出的是不好的习惯会使人加速灭亡。外贸行业是个十分着重细节的行业,所以在诸如单词拼写上,假如你过分的不规范会给客户留下不好的印象,尤其是英美国家等以英语为母语的客户,说大一点,这也是一个尊重问题。

8)慎用大写。

非必要不要整个字都是大写,通常外国客人只在发泄不满时候才会通篇用大写。如果要强调的话,用底线、斜字、粗体就可以了。

9) 回复技巧。

因为外贸邮件要经常围绕一个订单的某个问题(质量、色差、货期、赔偿等)进行不断的邮件往来,所以就需要在原来客户的邮件基础上进行相关的回复,笔者建议用字体颜色来加以区分。比如你可以在客人需要回复的邮件基础上按照不同的1、2、3下面写上“TONY 8 15TH:”,后面的内容用蓝色字体区分出来,这样的话客户一定会为你的细心和专业感动从而对你信任有加。


外贸英语邮件怎么回复


外贸工作中商务英语信函的翻译技巧

以一个简单的商业回复信函为例来介绍一些商务英语信函的翻译技巧。回函内容:

一是我方获悉贵公司的名称和地址。

二是愿与贵公司建立商业合作关系。

三是本公司经营五金产品多年,声名卓越,拥有可靠的销售渠道 。

四是为使贵公司对我公司有更好了解,先寄去我公司宣传册一本 。

五是盼早日回复。

商务英语信函格式,跟普通英语不同,以启始用语为例。


2.1 建立贸易关系

(1)我们愿与贵公司建立商务关系。

(2)我们希望与您建立业务往来。

(3)我公司经营电子产品的进出口业务,希望与贵方建立商务关系。

例句:

(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.

(2) We hope to establish business relations with you.

(3) Our company handles electronic product import and export business form, hoping to entering into business relations with you.

2.2 自我推荐

本公司经营这项业务已多年,并享有很高的国际信誉。

例句:

Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.


2.3 推销产品

(1)我们新研制的……已推出上市,特此奉告。

(2)我们盼望能成为贵公司的……供应商。

(3)我们的新产品刚刚推出上市,相信您乐于知道。

(4)相信您对本公司新出品的……会感兴趣。

例句:

(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….

(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….

(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.

(4)You will be interested in our new product…….


2.4 索取资料

(1)我们对贵方的新产品……甚感兴趣,希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

(2)我们从纽约时报上看到贵公司的广告,但愿能收到产品的价目表及详细资料。

(3)获知贵公司有……已上市,希望能赐寄完整的详细资料。

(4)如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料,我们将深表感激。

(5)如蒙赐寄有关……的样品和价目表,我们将甚为感激。

例句:

(1)We are interested in your newproduct…and shall be pleased to have a catalog and price list.

(2)We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.

(3) Hear that you have listed……,hoping to receive the full details.

(4) we will be grateful if you send your new product details.

(5)We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your….


2.5 寄发资料

(1)欣寄我方目录,提供我方各类产品的详细情况。

(2)欣然奉上我方产品样品,在贵方展厅展出。

例句:

(1)We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.

(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.


2.6 附寄资料

(1)随函附上本公司新出品的……样品,请查收。

(2)随函附上购货合同第××号两份,希查收,谅无误。请会签并

退我方一份备案。

(3)我们很高兴地附上询价单第××号,请贵方报离岸价格。

(4)我们确认向贵方购买……随函附上订单确认书供参照。

例句:

(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….

(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…,which we trust will be found in order.Kindly sign and returnone copy for our file.

(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.,please offerFOB prices.

(4)We confirm having purchased... ... from you , enclosing the confirmation order for your reference.


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外贸英语邮件怎么写?以上就是小编分享的外贸英语邮件写作技巧+邮件回函翻译技巧,大家可以收藏起来,说不定以后就可以帮到自己,我也建议大家平时可以多练习一些邮件写作,多掌握一些英语知识。

2021-07-07 09:36:06
对我帮助挺大的。
2021-07-06 09:28:50
感谢分享
2021-07-05 09:37:06
很实用,谢谢
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